Como emitir uma fatura em Portugal: o que uma fatura válida deve conter

O que toda fatura deve mostrar

Seja qual for a sua atividade, estes campos são o mínimo:

• A palavra Fatura (ou Fatura com IVA se o cobrar) e um número único e sequencial.
• A data de emissão e, para serviços, a data ou o período da prestação.
• O nome da sua empresa, a morada e o NIF; o número de registo se o tiver.
• O nome e a morada do cliente, e o seu NIF quando é uma empresa registada.
• Uma linha por artigo ou serviço: descrição, quantidade, preço unitário e total da linha em EUR.
• Subtotal, taxa e valor de IVA (ou a indicação de que não foi cobrado), e o total a pagar.
• Condições de pagamento, data de vencimento e dados bancários.

Em Portugal especificamente:

• Fatura emitida por software certificado pela AT, com ATCUD e código QR.
• NIF do emitente e do cliente (obrigatório acima de 1.000 € ou quando o cliente o pede).
• Comunicação das faturas à AT (SAF-T) até ao dia 5 do mês seguinte.

Numeração e datas

Os números têm de ser sequenciais, sem saltos nem repetições; Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) verifica ambos. Use um prefixo por ano ou série se ajudar (2026-001), mas nunca reatribua um número. A data de emissão fixa o período fiscal da venda, por isso date a fatura quando a enviar, não quando o trabalho começou.

Mostrar o IVA

Só as empresas registadas cobram IVA. Se estiver registado, mostre a taxa e o valor em linhas separadas; se não, não mostre uma linha de IVA e diga-o no documento. Cobrar IVA sem registo é infração na maioria dos países, e os contabilistas dos seus clientes vão notar.

Faturação eletrónica em Portugal

A faturação por software certificado e a comunicação SAF-T já são obrigatórias; a fatura eletrónica é obrigatória para o Estado (B2G) e a exigência de assinatura qualificada em PDF tem sido adiada (confirme a data em vigor).

Muitos países exigem já que as faturas sejam emitidas através de um sistema eletrónico oficial ou lhe sejam comunicadas. Onde Portugal o exige, o PDF que faz aqui é um documento de trabalho para orçamentos, proformas e registos internos, e a fatura fiscal sai do sistema oficial. Onde não, um PDF enviado por e-mail é uma fatura válida.

Receber

Indique a data de vencimento, não só as condições. Ponha os dados bancários na fatura e peça o número da fatura como referência do pagamento. Envie o PDF no dia em que o trabalho termina; faturas tardias pagam-se tarde. Uma proforma no início é a forma mais limpa de pedir um adiantamento.

Corrigir um erro

Nunca edite nem apague uma fatura já enviada. Emita uma nota de crédito que referencie o número original, indique o motivo e reverta o mesmo IVA, e depois uma fatura nova se necessário. O gerador de notas de crédito para Portugal faz isso.