Como emitir uma fatura em São Tomé e Príncipe: o que uma fatura válida deve conter

O que toda fatura deve mostrar

Seja qual for a sua atividade, estes campos são o mínimo:

A palavra Fatura (ou Fatura com IVA se o cobrar) e um número único e sequencial.
A data de emissão e, para serviços, a data ou o período da prestação.
O nome da sua empresa, a morada e o NIF; o número de registo se o tiver.
O nome e a morada do cliente, e o seu NIF quando é uma empresa registada.
Uma linha por artigo ou serviço: descrição, quantidade, preço unitário e total da linha em STN.
Subtotal, taxa e valor de IVA (ou a indicação de que não foi cobrado), e o total a pagar.
Condições de pagamento, data de vencimento e dados bancários.

Numeração e datas

Os números têm de ser sequenciais, sem saltos nem repetições; Direcção dos Impostos verifica ambos. Use um prefixo por ano ou série se ajudar (2026-001), mas nunca reatribua um número. A data de emissão fixa o período fiscal da venda, por isso date a fatura quando a enviar, não quando o trabalho começou.

Mostrar o IVA

Só as empresas registadas cobram IVA. Se estiver registado, mostre a taxa e o valor em linhas separadas; se não, não mostre uma linha de IVA e diga-o no documento. Cobrar IVA sem registo é infração na maioria dos países, e os contabilistas dos seus clientes vão notar.

Faturação eletrónica em São Tomé e Príncipe

Muitos países exigem já que as faturas sejam emitidas através de um sistema eletrónico oficial ou lhe sejam comunicadas. Onde São Tomé e Príncipe o exige, o PDF que faz aqui é um documento de trabalho para orçamentos, proformas e registos internos, e a fatura fiscal sai do sistema oficial. Onde não, um PDF enviado por e-mail é uma fatura válida.

Receber

Indique a data de vencimento, não só as condições. Ponha os dados bancários na fatura e peça o número da fatura como referência do pagamento. Envie o PDF no dia em que o trabalho termina; faturas tardias pagam-se tarde. Uma proforma no início é a forma mais limpa de pedir um adiantamento.

Corrigir um erro

Nunca edite nem apague uma fatura já enviada. Emita uma nota de crédito que referencie o número original, indique o motivo e reverta o mesmo IVA, e depois uma fatura nova se necessário. O gerador de notas de crédito para São Tomé e Príncipe faz isso.

Perguntas frequentes

Preciso de estar registado para enviar uma fatura?

Precisa de um NIF; o registo de IVA só é necessário se o cobrar. Muitas pequenas empresas faturam sem cobrar IVA.

Posso faturar em moeda estrangeira?

Normalmente sim para clientes de exportação, mas Direcção dos Impostos costuma exigir que o valor de IVA, e às vezes o total, apareça em Dobra de São Tomé e Príncipe ao câmbio oficial da data da fatura. Mostre ambos.

Uma fatura em PDF é legalmente válida em São Tomé e Príncipe?

Onde São Tomé e Príncipe não exige faturação eletrónica, sim: um PDF enviado por e-mail com os campos exigidos é uma fatura válida. Onde a emissão eletrónica é obrigatória, o documento do sistema oficial é a fatura fiscal e o PDF acompanha-a.

Qual é a diferença entre fatura e recibo?

A fatura pede o pagamento e cria a dívida; o recibo confirma o pagamento recebido. Emita primeiro a fatura e depois um recibo ou uma cópia marcada como paga quando o dinheiro chegar.

Fontes

Direcção dos Impostos — a orientação oficial para São Tomé e Príncipe

Como este guia foi feito

Escrito a partir da documentação publicada pela autoridade fiscal e revisto em 2026-09-03. Tudo é indicativo e não constitui uma decisão sobre o seu caso; as regras mudam. Confirme junto de Direcção dos Impostos aquilo em que se apoiar e avise-nos se algo estiver desatualizado para corrigirmos.