O que toda fatura deve mostrar
- Escrita obrigatoriamente em língua portuguesa, e com o preço unitário e final em moeda nacional. A excepção são as facturas de importação e exportação, sujeitas às regras do comércio internacional.
- A numeração atribuída pela Direcção dos Impostos, sequencial por anos económicos e sem quebras, intervalos ou repetições, com o número e código de autorização da Direcção dos Impostos e a identificação da série.
- A menção «Factura emitida por sistema informático autorizado», seguida do identificador da certificação do emitente e da emissão e numeração. Todos os exemplares levam ainda a designação «processados por computador». Emite-se em duplicado: o original para o cliente, a cópia para o arquivo do fornecedor.
- O nome, firma ou denominação social e a sede ou domicílio do fornecedor e do adquirente, com os NIF de ambos. Em facturas de valor igual ou inferior a Dbs 200,00 a consumidor que não seja sujeito passivo, a identificação, o domicílio e o NIF do adquirente só são obrigatórios se ele os pedir.
- A menção «IVA – Regime Especial» quando quem emite está no regime especial, ou «IVA – autoliquidação pelo adquirente» quando o imposto é devido pelo adquirente.
Numeração, conservação e correção de faturas
Conserve as facturas e os registos dos tratamentos informáticos durante cinco anos (Decreto-Lei n.º 9/2016, art. 9.º, n.º 1); o Código do IVA fala nos cinco anos civis seguintes (art. 42.º, n.º 1). Os documentos têm de ficar em instalações no território nacional, e uma cópia de segurança em formato digital não substitui essa obrigação. O arquivo electrónico é aceite para facturas emitidas por via electrónica se garantir o acesso completo aos dados, a integridade da origem e do conteúdo e a legibilidade (CIVA, art. 42.º, n.º 2).
Para corrigir uma factura, emita um documento que traga a expressão «rectificação ou substituição» e identifique o documento corrigido (Decreto-Lei n.º 9/2016, art. 8.º). As regras de emissão do art. 34.º do CIVA aplicam-se de novo (art. 43.º, n.º 1). Se liquidou imposto a menos, a rectificação é obrigatória e faz-se sem penalidade até ao fim do período de imposto seguinte. Se liquidou a mais, é facultativa e deve fazer-se no prazo de um ano (art. 43.º, n.º 3). O fornecedor que anula uma operação ou reduz o seu valor pode deduzir o imposto até ao fim do período seguinte (art. 43.º, n.º 2).
Quem emite factura sem os elementos do art. 7.º paga multa de 20% do valor da factura quando falta ou está errado o preço, o nome do emitente ou o número de contribuinte, e de 10% quando faltam outros elementos obrigatórios. Considera-se incumprimento reiterado não emitir factura em mais de quatro operações (Decreto-Lei n.º 9/2016, art. 10.º, n.ºs 2 e 3).
Faturação eletrónica em São Tomé e Príncipe
Existe e é obrigatório. O sistema chama-se e-factura e foi instituído pelo Decreto-Lei n.º 14/2019, de 9 de Dezembro, em vigor desde a publicação. Não é apenas comunicação de dados: a emissão depende de dupla certificação prévia da Direcção dos Impostos — do emitente que usa sistemas informáticos, e da emissão e numeração das facturas por lotes. Só quem está previamente certificado pode emitir por sistema informático, e a numeração é sempre fornecida pela Direcção dos Impostos. Quem emite em papel só pode usar impressos de tipografias certificadas por ela. A certificação pede-se no portal «FAZENDA NON» e vale um ano, caducando a 31 de Dezembro. Os elementos das facturas emitidas comunicam-se à Direcção dos Impostos até ao dia 8 do mês seguinte ao da emissão, pelo portal. Os sujeitos passivos do Grupo de Tributação 1 carregam um ficheiro estruturado; os restantes inserem os dados directamente. Os valores de facturas que não cumpram os requisitos, ainda que formais, ou que não tenham sido comunicadas, não são aceites como créditos, custos ou despesas. A comunicação fora de prazo é punida com multa de Dbs 5.000,00 a Dbs 30.000,00; a falta de comunicação, ou omissões e inexactidões, com multa de Dbs 10.000,00 a Dbs 50.000,00, considerando-se falta de comunicação quando esta é feita mais de trinta dias depois do prazo. Em Setembro de 2026 o sítio da Direcção dos Impostos não responde e o portal não está acessível, pelo que estas obrigações não se podem cumprir online como a lei prevê. Confirme o procedimento actual na Direcção dos Impostos, na Praça da Independência.