Como emitir uma fatura em Brasil: o que uma fatura válida deve conter

O que toda fatura deve mostrar

Seja qual for a sua atividade, estes campos são o mínimo:

• A palavra Fatura (ou Fatura com ICMS/ISS se o cobrar) e um número único e sequencial.
• A data de emissão e, para serviços, a data ou o período da prestação.
• O nome da sua empresa, a morada e o CNPJ/CPF; o número de registo se o tiver.
• O nome e a morada do cliente, e o seu CNPJ/CPF quando é uma empresa registada.
• Uma linha por artigo ou serviço: descrição, quantidade, preço unitário e total da linha em BRL.
• Subtotal, taxa e valor de ICMS/ISS (ou a indicação de que não foi cobrado), e o total a pagar.
• Condições de pagamento, data de vencimento e dados bancários.

Em Brasil especificamente:

• Nota fiscal eletrônica obrigatória: NF-e para mercadorias, NFS-e para serviços (emissor nacional para o MEI), NFC-e para venda ao consumidor.
• CNPJ do emitente e CPF ou CNPJ do tomador, código de serviço ou NCM, e a chave de acesso de 44 dígitos.

Numeração e datas

Os números têm de ser sequenciais, sem saltos nem repetições; Receita Federal, Secretarias de Fazenda verifica ambos. Use um prefixo por ano ou série se ajudar (2026-001), mas nunca reatribua um número. A data de emissão fixa o período fiscal da venda, por isso date a fatura quando a enviar, não quando o trabalho começou.

Mostrar o ICMS/ISS

Só as empresas registadas cobram ICMS/ISS. Se estiver registado, mostre a taxa e o valor em linhas separadas; se não, não mostre uma linha de ICMS/ISS e diga-o no documento. Cobrar ICMS/ISS sem registo é infração na maioria dos países, e os contabilistas dos seus clientes vão notar.

Faturação eletrónica em Brasil

A nota fiscal eletrônica é obrigatória em todo o país; o MEI emite NFS-e pelo emissor nacional desde 2023. O PDF deste site serve como orçamento ou recibo interno, não como nota fiscal.

Muitos países exigem já que as faturas sejam emitidas através de um sistema eletrónico oficial ou lhe sejam comunicadas. Onde Brasil o exige, o PDF que faz aqui é um documento de trabalho para orçamentos, proformas e registos internos, e a fatura fiscal sai do sistema oficial. Onde não, um PDF enviado por e-mail é uma fatura válida.

Receber

Indique a data de vencimento, não só as condições. Ponha os dados bancários na fatura e peça o número da fatura como referência do pagamento. Envie o PDF no dia em que o trabalho termina; faturas tardias pagam-se tarde. Uma proforma no início é a forma mais limpa de pedir um adiantamento.

Corrigir um erro

Nunca edite nem apague uma fatura já enviada. Emita uma nota de crédito que referencie o número original, indique o motivo e reverta o mesmo ICMS/ISS, e depois uma fatura nova se necessário. O gerador de notas de crédito para Brasil faz isso.