Ce que toute facture doit porter
- Le NIF de l'entreprise, le nom ou la raison sociale, l'adresse géographique et le numéro d'immatriculation au registre du commerce du fournisseur.
- Un numéro de facture dans une série ininterrompue et une vignette conforme au modèle déterminé par l'administration fiscale.
- Le prix hors taxe, le taux et le montant de la taxe due, la mention « exonéré » le cas échéant, et le montant total dû par le client.
- La mention « NE FACTURE PAS LA TVA » lorsque le chiffre d'affaires est inférieur au seuil d'assujettissement : la facture normalisée s'impose aussi à ces établissements.
Numérotation, conservation et correction des factures
Gardez au moins dix ans les livres comptables, les doubles de vos factures, les mémoires, bons de commande, bons de livraison et toutes les pièces qui justifient vos déclarations (article 63 du LPF) ; la loi sur la concurrence fixe de son côté une durée de cinq ans, pour le vendeur comme pour l'acheteur. Pour déduire la TVA, il faut l'original de la facture ou la déclaration d'importation à votre nom (article 201 du CGI), et aucun remboursement de crédit de TVA ne peut s'appuyer sur des factures payées en espèces (article 208).
Rédigez vos factures et reçus en français, langue officielle (article 4 de la loi n° 99-011). Une remise, un rabais ou une ristourne accordé directement au client sort de la base de la TVA (article 187 du CGI). Si une vente est annulée ou résiliée, ou si la créance devient irrécouvrable, la TVA correspondante se récupère sur la déclaration du mois où l'annulation ou l'irrécouvrabilité est établie (article 193). Après une erreur de facturation de bonne foi, le client peut être replacé dans la situation qu'il aurait eue avec une facture régulière (article 201).
Le reçu ou la quittance qui constate un paiement supporte le timbre de quittance : 10 FCFA de 101 à 1 000 FCFA, 30 FCFA jusqu'à 10 000, 50 FCFA jusqu'à 50 000, 100 FCFA jusqu'à 100 000, puis 50 FCFA par fraction de 50 000 FCFA (article 607 du CGI). La quittance d'un règlement par chèque ou par virement en est exemptée si elle indique la date et le numéro du chèque et le tiré, ou les dates de l'ordre et de l'exécution du virement et les banques intervenues (article 532).
L'OTR peut exiger par lettre recommandée, sous trente jours, le relevé annuel de vos ventes autres qu'au détail, client par client, avec le NIF, la date, le montant et la nature de chaque opération (article 274 du LPF) ; à défaut, l'amende est de 10 % du montant de la facture, et travestir l'identité d'un client ou d'un fournisseur coûte 50 % des sommes en cause (article 125). Refuser une facture ou un reçu au consommateur qui le demande, ou ne pas conserver ses factures, est puni de 50 000 à 5 000 000 FCFA d'amende et d'un à six mois d'emprisonnement, ou de l'une de ces peines (article 60 de la loi n° 99-011).
La facturation électronique au Togo
La facture électronique certifiée a été instituée par la loi de finances 2026 (loi n° 2025-002 du 31 décembre 2025), qui réécrit l'article 62 du Livre des procédures fiscales. Le texte oblige tout redevable qui livre des biens ou rend des services à un autre redevable à lui délivrer une facture électronique certifiée, c'est-à-dire une facture créée, transmise, reçue et archivée sous forme électronique, quelle que soit la technique utilisée. L'administration est habilitée à recevoir les données des opérations en temps réel, en différé ou périodiquement, et met en place une plateforme nationale de facturation électronique ou agrée des plateformes privées. Elle n'est pas encore opérationnelle. Le même article dispose que, dans l'attente de sa mise en œuvre effective, la facture normalisée sur support papier continue d'être utilisée selon l'article 64. Les modalités doivent être fixées par actes réglementaires du ministre chargé des finances ; au 19 septembre 2026, aucun arrêté d'application n'est publié par l'OTR et aucun calendrier de déploiement par phases n'a été rendu public. L'OTR prépare la transition : le 10 septembre 2026, au Conseil national du patronat, elle a présenté le cadre réglementaire, le mécanisme informatique et les dispositions administratives transitoires, et a confirmé que la réforme remplacera le système des factures normalisées et personnalisées. En attendant, la facture normalisée papier reste obligatoire. Ne pas l'utiliser coûte 100 000 FCFA par facture (article 124 du LPF), outre le rejet de toute charge non justifiée par une facture normalisée et le rappel de la TVA déduite sur une facture non normalisée. Une facturation irrégulière ou incomplète coûte 200 000 FCFA, une facturation inexistante 500 000 FCFA, une facturation de complaisance 1 000 000 FCFA. L'enregistrement des ventes sur caisse automatique est par ailleurs obligatoire pour tout assujetti à la TVA, sous peine de 2 000 000 FCFA, les bandes devant être conservées quatre ans.