Cómo hacer una factura en España: requisitos de una factura válida

Qué debe mostrar toda factura

Sea cual sea tu actividad, estos campos son el mínimo:

• La palabra Factura (o Factura con IVA si lo cobras) y un número único y correlativo.
• La fecha de emisión y, para servicios, la fecha o el periodo de prestación.
• El nombre de tu empresa, la dirección y el NIF; tu número de registro si lo tienes.
• El nombre y la dirección del cliente, y su NIF cuando es una empresa registrada.
• Una línea por artículo o servicio: descripción, cantidad, precio unitario y total de línea en EUR.
• Subtotal, tasa e importe de IVA (o la indicación de que no se cobró), y el total a pagar.
• Condiciones de pago, fecha de vencimiento y datos bancarios.

En España en particular:

• NIF del emisor y del destinatario, base imponible, tipo y cuota de IVA por separado, y serie y número correlativo.
• Autónomos que facturan a empresas: retención de IRPF (15%, o 7% los primeros años) indicada en la factura.

Numeración y fechas

Los números deben ser correlativos, sin saltos ni repeticiones; Agencia Tributaria (AEAT) revisa ambas cosas. Usa un prefijo por año o serie si ayuda (2026-001), pero nunca reasignes un número. La fecha de emisión fija el periodo fiscal de la venta, así que fecha la factura cuando la envíes, no cuando empezó el trabajo.

Mostrar el IVA

Solo las empresas registradas cobran IVA. Si lo estás, muestra la tasa y el importe en líneas separadas; si no, no muestres una línea de IVA y dilo en el documento. Cobrar IVA sin registro es una infracción en la mayoría de los países, y los contables de tus clientes lo detectarán.

Facturación electrónica en España

Verifactu obliga a emitir con software de facturación certificado. El Real Decreto 254/2025 aplazó las fechas: sujetos del Impuesto sobre Sociedades desde el 1 de enero de 2027 y el resto (autónomos incluidos) desde el 1 de julio de 2027. La factura electrónica B2B obligatoria de la Ley Crea y Crece es una obligación distinta y posterior.

Muchos países exigen ya que las facturas se emitan a través de un sistema electrónico oficial o se le comuniquen. Donde España lo exige, el PDF que haces aquí es un documento de trabajo para cotizaciones, proformas y registros internos, y la factura fiscal sale del sistema oficial. Donde no, un PDF enviado por correo es una factura válida.

Cobrar

Indica la fecha de vencimiento, no solo las condiciones. Pon los datos bancarios en la factura y pide el número de factura como referencia del pago. Envía el PDF el día que termina el trabajo; las facturas tardías se pagan tarde. Una proforma al inicio es la forma más limpia de pedir un anticipo.

Corregir un error

Nunca edites ni borres una factura ya enviada. Emite una nota de crédito que referencie el número original, indique el motivo y revierta el mismo IVA, y luego una factura nueva si hace falta. El generador de notas de crédito para España lo hace.