Qué debe mostrar toda factura
- El CUFE (Código Único de Factura Electrónica), el código QR con la dirección de consulta en la DIAN, y el texto 'Documento validado por la Dian'. Sin validación previa la factura no se considera expedida.
- El prefijo, el número consecutivo, y la fecha y vigencia de la autorización de numeración que otorga la DIAN. Hay que pedir el rango antes de facturar, no después.
- La identificación del adquirente: nombres o razón social y NIT. Si el comprador no da el NIT, nombres y número de documento; si no da ninguno, la frase 'consumidor final' y el número 222222222222.
- La forma de pago —de contado o a crédito, con el plazo— y, cuando es de contado, el medio: efectivo, tarjeta débito, tarjeta crédito o transferencia.
Numeración, conservación y corrección de facturas
Para corregir una factura electrónica de venta se usa la nota crédito o la nota débito, que debe llevar el prefijo, el número y el CUFE de la factura que corrige. La nota crédito es el mecanismo para anular una factura; el número anulado no puede volver a usarse, y las notas no pueden emplearse para ajustarse entre sí (artículo 36 de la Resolución DIAN 000165 de 2023).
Los documentos y pruebas que respaldan ingresos, costos y retenciones deben conservarse por lo menos cinco años, contados desde el 1 de enero del año siguiente a su expedición o recibo (artículo 632 del Estatuto Tributario).
Expedir facturas sin los requisitos de los literales a), h) e i) del artículo 617 cuesta una sanción del 1 % del valor de las operaciones, con tope de 950 UVT (artículo 652). No facturar estando obligado puede llevar al cierre del establecimiento (artículo 652-1), y repetir números de factura se sanciona con un día de clausura (artículo 616-3).
Facturación electrónica en Colombia
Obligatoria y con validación previa. Toda factura electrónica de venta se envía a la DIAN y debe ser validada por ella ANTES de entregarse al comprador; solo se entiende expedida cuando está validada y entregada. El papel solo vale cuando un inconveniente tecnológico impide facturar electrónicamente. Antes de emitir hay que habilitarse como facturador electrónico y pedir autorización de numeración, con un proveedor tecnológico habilitado, software propio o la solución gratuita del portal. El tiquete POS sigue existiendo pero solo para ventas de hasta 5 UVT (261.870 pesos en 2026, sin impuestos) y no sirve al comprador como soporte de IVA descontable ni de costos y deducciones. Cuando usted compra a alguien que no está obligado a facturar, es usted quien genera y transmite el documento soporte en adquisiciones a no obligados, con su propio código único (CUDS), si quiere deducir ese costo. Las facturas negociadas como título valor se registran en RADIAN. Quien se acoge al Régimen SIMPLE tiene dos meses desde su inscripción en el RUT para adoptar la factura electrónica.