Generador de recibos de nómina gratis (Colombia)

La obligación formal de documentar la nómina viene de la DIAN, no de un artículo del Código Sustantivo del Trabajo: el documento soporte de pago de nómina electrónica, creado por la Resolución DIAN 000013 de 11 de febrero de 2021 y compilado en la Resolución 227 de 2025, es el soporte de costos y deducciones en renta y de impuestos descontables en IVA por los pagos derivados de una relación laboral (artículo 2). Están obligados los contribuyentes del impuesto sobre la renta que pagan salarios o pensiones a cargo del empleador y quieren deducir ese gasto (artículo 4).

El documento se genera y transmite a la DIAN para validación de forma independiente para cada trabajador, y de manera mensual, aunque el empleador pague por quincenas o semanas: acumula lo devengado, lo deducido y el valor total diferencia de las liquidaciones del mes anterior (artículos 2 y 3). Si hay un error, se corrige con una nota de ajuste que cita el CUNE del documento original (artículo 17).

El contenido mínimo incluye: la denominación expresa de documento soporte de pago de nómina electrónica, el NIT y nombre del empleador, el nombre y número de identificación del trabajador, el CUNE (código único del documento), un número consecutivo interno, los conceptos devengados, los conceptos deducidos, el total devengado menos el total deducido, el medio de pago, la fecha y hora de generación y la firma digital del empleador (artículo 5). Para la parte laboral, el Código Sustantivo del Trabajo fija que el salario se paga en períodos iguales y vencidos, con sueldos de no más de un mes (artículo 134), en el lugar de trabajo, durante este o al cesar (artículo 138), y directamente al trabajador o a quien él autorice por escrito (artículo 139).

Pensión (Ley 100 de 1993, artículo 20, modificado por el artículo 7 de la Ley 797 de 2003): la tasa partió de 13,5 % del ingreso base de cotización y subió 1 punto en 2004 y medio punto en 2005 y en 2006. El empleador paga el 75 % de la cotización total y el trabajador el 25 %. La base no puede pasar de 25 salarios mínimos mensuales (artículo 18).

Salud, régimen contributivo (artículo 204 de la Ley 100, modificado por el artículo 10 de la Ley 1122 de 2007): 12,5 % del salario base, de los cuales 8,5 puntos corren por cuenta del empleador y 4 puntos por cuenta del trabajador. La base no puede ser inferior al salario mínimo.

Exoneración (artículo 114-1 del Estatuto Tributario): las sociedades contribuyentes de renta, y las personas naturales que empleen a dos o más trabajadores, no pagan SENA, ICBF ni la cotización de salud a cargo del empleador por los trabajadores que ganen menos de 10 salarios mínimos mensuales. Por quienes ganan 10 o más sí se pagan.