كيفية إصدار فاتورة في السعودية: ما يجب أن تتضمنه الفاتورة المطابقة

ما يجب أن تتضمنه كل فاتورة

أيًا كان نشاطك، هذه الحقول هي الحد الأدنى:

• كلمة فاتورة (أو فاتورة ضريبية عند تحصيل ضريبة القيمة المضافة) ورقم متسلسل فريد.
• تاريخ الإصدار، وللخدمات تاريخ أو فترة التوريد.
• اسم منشأتك وعنوانها والرقم الضريبي؛ ورقم السجل إن وُجد.
• اسم العميل وعنوانه، والرقم الضريبي الخاص به إذا كان منشأة مسجلة.
• بند لكل سلعة أو خدمة: الوصف والكمية وسعر الوحدة وإجمالي البند بـSAR.
• المجموع الفرعي ونسبة ضريبة القيمة المضافة ومبلغها (أو بيان بعدم تحصيلها) والإجمالي المستحق.
• شروط الدفع وتاريخ الاستحقاق والبيانات البنكية.

في السعودية تحديدًا:

• الفاتورة الضريبية تحمل عنوان «فاتورة ضريبية» والرقم الضريبي للبائع ورمز الاستجابة السريعة، وتصدر من نظام فوترة متكامل مع زاتكا.
• الفاتورة الضريبية المبسطة للمستهلكين دون 1,000 ريال.

الترقيم والتواريخ

يجب أن تكون الأرقام متسلسلة بلا فجوات أو تكرار؛ هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) تتحقق من الأمرين. استخدم بادئة لكل سنة أو سلسلة إن أفاد ذلك (2026-001)، لكن لا تُعد إصدار رقم أبدًا. تاريخ الإصدار يحدد الفترة الضريبية للبيع، فأرّخ الفاتورة يوم إرسالها وليس يوم بدء العمل.

عرض ضريبة القيمة المضافة

المنشآت المسجلة وحدها تحصّل ضريبة القيمة المضافة. إن كنت مسجلًا فاعرض النسبة والمبلغ في بندين منفصلين؛ وإن لم تكن فلا تعرض بندًا لها واذكر ذلك في المستند. تحصيل ضريبة القيمة المضافة دون تسجيل مخالفة في أغلب الدول، ومحاسبو عملائك سيلاحظون ذلك.

الفوترة الإلكترونية في السعودية

الفوترة الإلكترونية (فاتورة) إلزامية: مرحلة الإصدار منذ 2021، ومرحلة الربط والتكامل تُطبَّق على موجات حسب حجم المنشأة. الموجة 25 تشمل من تجاوزت إيراداته الخاضعة للضريبة 187,500 ريال في أي من الأعوام 2022 أو 2023 أو 2024 أو 2025، ويجب الربط قبل 1 فبراير 2027. ملف PDF من هذا الموقع مستند عمل ولا يُعد فاتورة ضريبية إلا إذا صدر من نظام مربوط.

تشترط دول كثيرة الآن إصدار الفواتير عبر نظام إلكتروني رسمي أو الإبلاغ عنها إليه. حيث تشترط السعودية ذلك، يكون ملف PDF الذي تنشئه هنا مستند عمل لعروض الأسعار والفواتير المبدئية والسجلات الداخلية، وتصدر الفاتورة الضريبية من النظام الرسمي. وحيث لا تشترط، فإن ملف PDF المرسل بالبريد الإلكتروني فاتورة صحيحة.

تحصيل المستحقات

اذكر تاريخ الاستحقاق وليس الشروط فقط. ضع البيانات البنكية على الفاتورة واطلب استخدام رقم الفاتورة مرجعًا للدفع. أرسل ملف PDF يوم انتهاء العمل؛ الفواتير المتأخرة تُدفع متأخرة. الفاتورة المبدئية مقدمًا هي أنظف طريقة لطلب دفعة مقدمة.

تصحيح الخطأ

لا تعدّل ولا تحذف فاتورة أرسلتها أبدًا. أصدر إشعارًا دائنًا يشير إلى الرقم الأصلي ويذكر السبب ويعكس نفس ضريبة القيمة المضافة، ثم أصدر فاتورة جديدة إن لزم. مولّد الإشعار الدائن لـالسعودية يقوم بذلك.