Qué debe mostrar toda factura
Sea cual sea tu actividad, estos campos son el mínimo:
- La palabra Factura (o Factura con IVA si lo cobras) y un número único y correlativo.
- La fecha de emisión y, para servicios, la fecha o el periodo de prestación.
- El nombre de tu empresa, la dirección y el NIF; tu número de registro si lo tienes.
- El nombre y la dirección del cliente, y su NIF cuando es una empresa registrada.
- Una línea por artículo o servicio: descripción, cantidad, precio unitario y total de línea en XAF.
- Subtotal, tasa e importe de IVA (o la indicación de que no se cobró), y el total a pagar.
- Condiciones de pago, fecha de vencimiento y datos bancarios.
Numeración y fechas
Los números deben ser correlativos, sin saltos ni repeticiones; Dirección General de Impuestos y Contribuciones revisa ambas cosas. Usa un prefijo por año o serie si ayuda (2026-001), pero nunca reasignes un número. La fecha de emisión fija el periodo fiscal de la venta, así que fecha la factura cuando la envíes, no cuando empezó el trabajo.
Numeración, conservación y corrección de facturas
La Directiva CEMAC n.º 11/22-CEMAC-UEAC-010A-CM-38, de 10 de noviembre de 2022, armoniza el IVA en los Estados miembros, que debían incorporarla a su derecho interno a más tardar el 31 de diciembre de 2023. Su artículo 31 exige factura por cada entrega, servicio y anticipo cobrado, con número dentro de una serie continua, datos del emisor (nombre, dirección, razón social, número fiscal, registro mercantil y régimen de tributación), tipo aplicado, precio sin impuesto, impuesto y total con impuestos, y los datos del cliente.
Para anular una operación se envía al cliente un duplicado de la factura inicial con mención expresa de la anulación (art. 29). Los documentos contables y justificantes se conservan diez años desde el año en que se registraron las operaciones (art. 32), con contabilidad conforme al sistema normal de SYSCOHADA.
El Libro de Procedimientos Fiscales Comunitarios (Directiva n.º 0120/25-UEAC-622-CM-42, de 9 de enero de 2025, arts. 52 y 53) obliga a entregar factura a cada comprador aunque no la pida y permite emitirla con un sistema de facturación electrónica homologado por la administración fiscal.
Mostrar el IVA
Solo las empresas registradas cobran IVA. Si lo estás, muestra la tasa y el importe en líneas separadas; si no, no muestres una línea de IVA y dilo en el documento. Cobrar IVA sin registro es una infracción en la mayoría de los países, y los contables de tus clientes lo detectarán.
Facturación electrónica en Guinea Ecuatorial
Muchos países exigen ya que las facturas se emitan a través de un sistema electrónico oficial o se le comuniquen. Donde Guinea Ecuatorial lo exige, el PDF que haces aquí es un documento de trabajo para cotizaciones, proformas y registros internos, y la factura fiscal sale del sistema oficial. Donde no, un PDF enviado por correo es una factura válida.
Cobrar
Indica la fecha de vencimiento, no solo las condiciones. Pon los datos bancarios en la factura y pide el número de factura como referencia del pago. Envía el PDF el día que termina el trabajo; las facturas tardías se pagan tarde. Una proforma al inicio es la forma más limpia de pedir un anticipo.
Corregir un error
Nunca edites ni borres una factura ya enviada. Emite una nota de crédito que referencie el número original, indique el motivo y revierta el mismo IVA, y luego una factura nueva si hace falta. El generador de notas de crédito para Guinea Ecuatorial lo hace.